Medewerker ICT office

De afdeling ICT van Evides zoekt tijdelijke externe ondersteuning voor het ICT-Office. De opdrachtnemer zorgt ervoor dat de administratieve en financieel-administratieve processen binnen ICT betrouwbaar, tijdig en zorgvuldig worden uitgevoerd. De medewerker vormt de administratieve spil tussen ICT, Finance, Inkoop, HR en leveranciers en draagt bij aan een goed georganiseerde en efficiënte ICT-organisatie. Binnen ICT-Office zijn werkzaamheden gewijzigd doordat onderdelen van het inhuurproces zijn overgedragen aan de Centrale Inhuurdesk. Tegelijkertijd blijft een substantieel pakket aan administratieve, financiële en operationele werkzaamheden binnen ICT-Office belegd. Dit vraagt om een zelfstandige professional die overzicht houdt, zaken afmaakt en structuur brengt. De opdrachtnemer wordt één van de twee Medewerkers ICT-Office binnen een klein en hecht ICT-Office team. Het team bestaat uit een Senior Medewerker ICT-Office en twee Medewerkers ICT-Office, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de administratieve, financiële en operationele ondersteuning van de ICT-organisatie. Voor de functie van Senior Medewerker ICT-Office loopt momenteel eveneens een wervingstraject. Binnen dit team wordt nauw samengewerkt, taken van elkaar overgenomen waar nodig en gezamenlijk gewerkt aan verdere professionalisering van ICT-Office. Werkzaamheden Financiële en administratieve ondersteuning Verwerken en controleren van facturen in Dynamics 365. Afhandelen van inkooporders, pakbonnen en verplichtingen. Verwerken en controleren van kosten, vooruitbetaalde kosten en administratieve reserveringen. Ondersteunen bij budgetoverzichten en financiële rapportages. Beheren en onderhouden van administratieve registraties en overzichten. Ondersteunen bij maandafsluitingen en controles op financiële gegevens. Ondersteuning leveranciers- en contractprocessen Administratief ondersteunen van contract- en inkoopprocessen. Verwerken en actualiseren van contractgegevens. Onderhouden van contract- en leveranciersoverzichten. Afstemmen met Inkoop en Finance over administratieve vraagstukken. Operationele ICT-ondersteuning Verwerken van aanvragen via TOPdesk. Ondersteunen van processen rondom middelen, bestellingen en leverancierswijzigingen. Ondersteunen van licentieadministratie. Verwerken van hardware-, software- en dienstaanvragen. Coördinatie en afstemming Fungeren als eerste aanspreekpunt voor administratieve vragen binnen ICT. Intensief afstemmen met collega’s binnen ICT, Finance, Inkoop en HR. Contact onderhouden met leveranciers over administratieve, financiële en operationele vraagstukken. Signaleren en opvolgen van openstaande acties. Waarborgen van continuïteit bij afwezigheid van collega’s. Procesverbetering Signaleren van inefficiënties en knelpunten. Doen van verbetervoorstellen. Helpen bij het verder professionaliseren van ICT-Office. Structuur aanbrengen in administratieve processen en werkwijzen.