Projectmanager Professionalisering HR- en Finance-systemen

“De projectmanager is verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en afronding van het volledige selectie- en contracteringstraject voor een nieuw geïntegreerd HR en Finance-systeem, zodat Rivierduinen uiterlijk in februari 2027 een onderbouwd en bestuurlijk gedragen besluit kan nemen over de te implementeren oplossing en relevante contracten met leveranciers gesloten kunnen worden.” 1. Context en doel van de opdracht Rivierduinen geeft Opdrachtnemer de opdracht om Project 1: Verkenning, Voorbereiding & Selectie, en Overdracht te leiden binnen het programma voor de professionalisering van de HR- en Finance-systemen van GGZ Rivierduinen. Het doel van Project 1 is om te komen tot een zorgvuldig, onderbouwd en organisatiebreed gedragen besluit over de selectie en contractering van een nieuw geïntegreerd HR- en Finance-systeem. Hieronder valt ook het creëren van een gedetailleerde business case. Project 1 legt daarmee de inhoudelijke, technische en organisatorische basis voor een succesvolle implementatie in Project 2. De Opdrachtgevers zijn gedeeld de Clustermanager HR en de Clustermanager Finance. 2. Opdracht aan de projectmanager De projectmanager is verantwoordelijk voor het professioneel, objectief, transparant en beheerst organiseren van het volledige selectieproces, inclusief voorbereiding, Programma van Eisen, project plan, marktverkenning, aanbesteding, leveranciersbeoordeling, business case en

• na goedkeuring van het CO
• contractering. Tevens zal de projectmanager zorgdragen
• zowel tijdens als bij afronding
• voor een gedegen overdracht van kennis en inzichten naar de Rivierduinen organisatie zodanig dat deze structureel geborgd zijn. Het betreft een opdracht waarin HR, Finance en ICT gezamenlijk toewerken naar een toekomstbestendig, betrouwbaar en datagedreven systeemlandschap. 3. Opdrachtbeschrijving en hoofdactiviteiten De opdracht valt uiteen in vier samenhangende resultaatgebieden: Voorbereiding & Projectinrichting: inrichten van de projectorganisatie, opstellen van een gedetailleerd projectplan inclusief governance en risicobeheersing, organiseren van relevante werksessies met alle stakeholders zoals HR, Finance en ICT, coördineren van (data-)kwaliteitschecks, in kaart brengen van relevante HR en Finance werkprocessen, en het starten van het OR-traject. Functionele en technische specificatie & marktverkenning: opstellen van een volledig en toetsbaar Programma van Eisen (PvE), uitvoeren van een RFI-ronde, afstemmen van integratie-eisen, opstellen business case voor het CO, en betrekken van relevante stakeholders ten behoeve van AVG, compliance en datakwaliteit. Selectieproces & contractering: uitvoeren van het tenderproces, organiseren van leveranciersdemo’s en referentiechecks, voorbereiden van besluitvorming, coördineren van OR-advies of instemming, ondersteunen bij onderhandelingen en het voorbereiden van contractsluiting, alsmede overdracht naar Project 2. Kennisborgen en overdracht: verantwoordelijk voor het structureel borgen van kennis, inzichten en besluitvorming binnen de organisatie. Gedurende het project wordt actief ingezet op kennisoverdracht naar HR, Finance, ICT en andere stakeholders om afhankelijkheid van externe inzet te beperken. Keuzes, afwegingen en leerpunten worden vastgelegd en zorgvuldig overgedragen aan de organisatie en aan Project 2, zodat een duurzaam kennisfundament ontstaat waarop de organisatie zelfstandig kan voortbouwen. 4. Verantwoordelijkheden De projectmanager is verantwoordelijk voor tijdige en kwalitatieve oplevering van alle resultaten van Project 1, professionele projectbeheersing, zorgvuldige stakeholderafstemming, voorbereiding van besluitvorming en een transparant en toetsbaar selectieproces. 5. Randvoorwaarden en kaders De opdracht wordt uitgevoerd binnen de geldende beleidskaders van GGZ Rivierduinen, waaronder het beleid inzet externen, het inkoop- en aanbestedingsbeleid, AVG- en informatiebeveiligingsbeleid en de ICT-architectuurprincipes. OR-afstemming vormt een verplicht onderdeel van het traject. Bij de contractering in dit project wordt nauw samengewerkt met de Afdeling Inkoop van Rivierduinen. 6. Praktische opdrachtvoorwaarden Opdrachtnemer besteedt gemiddeld [16-24] uur per week aan deze opdracht en declareert uitsluitend werkelijk bestede uren. De opdracht loopt van (per direct) tot en met maart 2027. Opdrachtnemer maakt gebruik van eigen laptop en telefoon; toegang tot de Rivierduinen-omgeving wordt gefaciliteerd. 7. Overleg en rapportage De projectmanager heeft een duale rapportagelijn aan de Clustermanager HR en de Clustermanager Finance. De projectmanager stemt periodiek af met de Clustermanagers en overige betrokkenen en heeft structureel overleg met HR, Finance, ICT, Inkoop, OR en overige betrokken stakeholders. Voortgang, risico’s en besluitpunten worden tijdig en transparant gerapporteerd. · Competenties: o Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. o Analytisch en gestructureerd. o Organiseren en realiseren. o Omgevingssensitief en sterk in samenwerken. o Overtuigingskracht op alle organisatieniveaus. o Rust, overzicht en duidelijkheid kunnen brengen in complexe trajecten.