Specialist Contractmanagement -Waterbouwkundige Projecten

Opdrachtomschrijving De opdracht richt zich op het verbinden van contractmanagement en techniek binnen de vernieuwing van het Spui- en Gemaalcomplex IJmuiden. De specialist adviseert het projectteam over aanbestedingen, contracten en de technische raakvlakken tussen watermanagement, gemaaltechniek, systeemintegratie en civiele techniek. Resultaat opdracht De opdracht omvat zowel het opleveren van concrete resultaten, als het adviseren van het projectteam bij besluitvorming. De specialist levert gedurende de looptijd documenten, analyses, registers en adviezen op die direct inzetbaar zijn in de projectpraktijk en bijdragen aan tijdige en juiste besluitvorming door het interne projectteam. De opdracht bestaat uit drie resultaatsgebieden, te weten: 1. Resultaat een integraal aanbestedingsdossier De inzet van de specialist resulteert in de borging van de integrale kwaliteit van het aanbestedingsdossier op het raakvlak techniek en contractmanagement. 2. Resultaat een integraal project De specialist adviseert het projectteam proactief, op zijn vakgebied, om de integraliteit van het project te borgen. 3. Resultaat integrale advisering Waar nodig wordt de specialist gevraagd om advisering op thema’s die gerelateerd zijn aan zijn vakgebied. Hieronder is een nadere beschrijving gegeven van de te verwachten resultaten. 1. Resultaten horende bij een integraal aanbestedingsdossier

1.1 Borging technische ontwikkelingen met aanbestedingsdossier

De specialist werkt nauw samen met technisch manager en contractmanager en borgt de relatie tussen deze twee disciplines. Door op de hoogte te zijn, en betrokken te zijn met technische ontwikkelingen, draagt de specialist bij aan de volledigheid van het aanbestedingsdossier door proactief bijdragen te leveren aan het dossier.

1.2 kwaliteitsborging aanbestedingsdossier

De specialist voert naar eigen inzicht reviews uit op het aanbestedingsdossier. Dit doet hij naar eigen inzicht. Doel is om gesteld te staan voor een positieve KAd95 toetsing. Specialist legt de bevindingen vast (bijvoorbeeld per e-mail of nota) en adviseert het projectteam.

1.3 Integrale vraagspecificatie proces (managementeisen)

De vraagspecificatie voor managementeisen wordt geactualiseerd in overleg met de betrokken partijen. Hiervoor worden gedurende de looptijd concepten opgeleverd met begeleidend advies.

1.4 Integrale vraagspecificatie eisen (technische eisen)

De vraagspecificatie voor eisen wordt geactualiseerd in overleg met de betrokken partijen. De specialist zal hiervoor deelnemen aan technische overlegtafels en zorgdragen dat dat uitkomsten van deze technische tafels vertaald worden naar haalbare technische eisen. Hiervoor worden gedurende de looptijd concepten opgeleverd met eventueel begeleidend advies en/of aandachtspunten.

1.5 borging betrokkenheid marktpartijen

De specialist brengt zijn kennis in voor contactmomenten met marktpartijen. Dat kunnen individuele gesprekken zijn of bijvoorbeeld marktconsultaties. Hij brengt hierbij zijn kennis in op het raakvlak pompen, systeemintegratie en civiel.

1.6 Plan van Aanpak ontwerpfase

In samenwerking met team techniek en contractmanagement stelt de specialist een plan van aanpak op om te komen tot een realisatiecontract. Het resultaat is een plan van aanpak, om daar te komen zijn er tussenliggende adviesproducten en overleggen met verslaglegging tussen de betrokken partijen. 2. Resultaten horende bij een integraal project

2.1 actualisatie (delen van) scope formulier

Op basis van technische en contractuele voortgang, levert de specialist teksten aan voor actualisatie van het scopeformulier. Hij borgt hiermee dat het scopeformulier actueel blijft op zijn vakgebied.

2.2 actualisatie (delen van) projectplan

Bij faseovergangen van het project wordt het projectplan geactualiseerd door de MPB-er. De specialist draagt hieraan bij door teksten aan te leveren voor de relevante hoofdstukken in het projectplan.

2.3 identificeren contractuele risico’s

De specialist signaleert mogelijke risico’s, specifiek op het gebied van samenwerking met en tussen verschillende marktpartijen en contractmanagement. De specialist levert risicobeschrijvingen aan die onderdeel vormen van het gehele risico dossier én aanbestedingsdossier.

2.4 advisering op projectplanning

Op basis van de technische en contractuele voortgang brengt de specialist de planner eenmaal per kwartaal op de hoogte van ontwikkelingen in de planning in de vorm van een nota of e-mail. De planner van RWS verwerkt de nota in de projectplanning.

2.5 voorbereiding besluitvorming

De specialist bereidt besluitvorming voor over onderdelen van het project gerelateerd aan technische en contractuele onderwerpen. Dit legt hij vast in een beslismemo met toelichting aan IPM leden. 3. Resultaten integrale advisering

3.1 specialistische advisering op inkoopplan

De specialist brengt specifieke markt en samenwerking kennis in ten behoeve van het inkoopplan. Het inkoopplan zelf wordt opgesteld door de inkoopadviseur van RWS en zal in nauwe samenwerking met de inkoopadviseur werken.

3.2 advisering (inkoop) capaciteitsbehoefte van RWS projectteam

De specialist weet op basis van zijn kennis met grote gemaalsystemen welke kennis en kunde noodzakelijk is in het projectteam van RWS. Hij borgt dat er tijdig wordt gesignaleerd welke eventuele (aanvullende) capaciteit benodigd is en adviseert hierover naar de inkoper van RWS.

3.3 Vraag gestuurd advies raakvlak CM-TM

Maandelijks vindt er afstemming plaats tussen onder andere TM en CM waaruit mogelijk vraagstukken naar voren voor komen voor de specialist waar advies op nodig is.

3.4 adviesrapportages

Op verzoek van de contract of technisch manager kan de specialist om advies gevraagd worden, passend bij de doelstelling en scope van deze opdracht. Planning De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 6 maanden met mogelijkheden tot verlenging. Indien er wordt gewerkt met een gefaseerde aanbesteding (waaronder een ontwerp en realisatiefase) dan wordt onder de gunningsfase verstaan het moment dat er wordt over gegaan tot gunning van het realisatiewerk. De specialist stemt met de voortgang met technisch manager en contractmanager af en adviseert over de prioriteit in de werkzaamheden. Om de benodigde resultaten te bereiken bepaalt de specialist zelf welke overleggen en afstemmomenten hiervoor benodigd zijn. De specialist kan hierbij gebruik maken van de bestaande overlegstructuren en/of adviseren om aanvullende of gewijzigde overlegvormen op te zetten. Beoordeling van de opdrachtresultaten De opdrachtgever beoordeelt de resultaten op basis van:

• Volledigheid en juistheid van de opgeleverde documenten;
• Toegevoegde waarde van adviezen voor besluitvorming;
• Bijdrage aan kwaliteit van het aanbestedingsdossier;
• Tijdigheid van oplevering conform afgesproken planning. Eisen & wensen Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden.