Jurist

Opdrachtomschrijving Organisatie Werken voor de gemeente Oude IJsselstreek betekent werken aan ‘de brede welvaart van onze inwoners.’ Breed omdat welvaart voor iedereen iets anders kan betekenen: voor de één is dat veel groen, voor de ander is dat een bloeiende economie en voor weer een ander is een inclusieve gemeente belangrijk. We zetten ons dan ook dagelijks op tal van terreinen in zodat onze inwoners veilig, gezond en gelukkig kunnen wonen, leven, werken, leren en recreëren. Dit doen we bijvoorbeeld door het aanleggen en onderhouden van wegen en fietspaden, het verstrekken van vergunningen voor de bouw- en verbouw van woningen, het sluiten van huwelijken en partnerschappen, en de realisatie van een compleet nieuw, duurzaam bedrijventerrein. Maar ook door te zorgen dat iedereen zoveel mogelijk mee kan doen aan het dagelijkse leven. De leefwereld van onze inwoners zit vol dagelijkse grote en kleine verrassingen. Dat vraagt ons goed te kijken naar wat er speelt en te doen wat echt nodig is. Door ín de leefwereld van de inwoner te stappen kunnen we onze afwegingen goed maken. De afweging tussen het individueel belang en het algemeen belang. De afweging tussen het maatschappelijk effect, de financiële middelen en de wet- en regelgeving. Met ruim 300 collega’s verdeeld over zo’n 25 teams zijn we een zeer diverse club. Bij de gemeente Oude IJsselstreek werken mensen met uiteenlopende leeftijd en (opleidings-) achtergrond. Je vindt er generalisten en specialisten, doeners, denkers en alles wat daar tussen zit. We hebben echter, hoe verschillend wij ook van elkaar zijn, een aantal dingen met elkaar gemeen: we zijn hardwerkende, verantwoordelijke professionals die niet simpelweg uitvoeren wat de regels of het beleid ons voorschrijft maar continu afwegen

• en er net even wat meer van maken. We gaan uit van het oplossend vermogen van de samenleving, zonder daarbij (altijd) zelf te oplossing te willen zijn of te willen geven. Ook gaan we er van uit dat de meeste mensen deugen. We werken vanuit vertrouwen met elkaar en onze inwoners samen. We realiseren ons dat incidenten altijd zullen gebeuren, hoe vervelend deze ook kunnen zijn. Voor ons is het de kunst om daar op een slimme manier mee om te gaan. Niet te problematiseren of te panikeren, maar er naar kijken als een kans om van te leren en onze visie of werkwijze zo nodig bij te stellen. Opdracht De gemeente beschikt over een bestaande mandaatregeling. Er is behoefte aan een actualisatie van deze regeling en aan een beoordeling of de huidige inrichting nog aansluit bij de gemeentelijke organisatie, de dagelijkse uitvoeringspraktijk en de gewenste verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Daarbij staat de vraag centraal welk mandaatmodel het beste past bij de gemeente: een reguliere mandaatregeling, een omgekeerde mandaatregeling of eventueel een andere passende inrichting. Daarnaast is het van belang dat de mandaatregeling goed aansluit op andere relevante regelingen binnen de organisatie, waaronder de budgethoudersregeling. Doel van de opdracht Het doel van de opdracht is om te komen tot een actuele, juridisch houdbare en praktisch werkbare mandaatregeling die aansluit bij de behoeften van de organisatie en duidelijkheid biedt over de verdeling en uitoefening van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Werkzaamheden Fase 1
• Analyse huidige situatie De jurist brengt de huidige mandaatregeling en de daarmee samenhangende bevoegdheden en afspraken in kaart. Daarbij wordt onder meer gekeken naar: De juridische opzet en systematiek van de huidige regeling. De aansluiting op de huidige organisatiestructuur, functies en verantwoordelijkheden. De wijze waarop de regeling in de dagelijkse praktijk wordt toegepast. Onduidelijkheden, knelpunten, dubbelingen en eventuele hiaten in de bevoegdheidsverdeling. De samenhang met ondermandaten, volmachten, machtigingen, de budgethoudersregeling en overige relevante bevoegdhedenbesluiten en financiële regelingen. Hierbij wordt specifiek onderzocht in hoeverre de mandaatregeling en de budgethoudersregeling op elkaar aansluiten en of de daarin opgenomen bevoegdheden, verantwoordelijkheden en eventuele voorwaarden eenduidig en consistent zijn geregeld. Fase 2
• Ophalen behoeften bij de teams De jurist gaat in gesprek met de relevante teams en betrokken functionarissen om inzicht te krijgen in de ervaringen met de huidige mandaatregeling en de behoeften vanuit de uitvoeringspraktijk. Hierbij wordt in ieder geval opgehaald: Welke knelpunten en onduidelijkheden worden ervaren bij de toepassing van de huidige regeling. Welke bevoegdheden in de praktijk nodig zijn om werkzaamheden efficiënt en zorgvuldig uit te voeren. Waar behoefte bestaat aan meer duidelijkheid, ruimte, centrale sturing of juist decentrale verantwoordelijkheid. Of de huidige verdeling van bevoegdheden aansluit bij de verantwoordelijkheden van teams, leidinggevenden en medewerkers. Welke aandachtspunten worden ervaren bij de toepassing van de budgethoudersregeling en de verhouding daarvan tot de mandaatregeling. Welke uitgangspunten de organisatie belangrijk vindt bij de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De bevindingen worden gebundeld en geanalyseerd, zodat duidelijk wordt welke behoeften organisatiebreed spelen en waar teams mogelijk verschillende belangen of wensen hebben. Fase 3
• Advisering over het passende mandaatmodel Op basis van de analyse van de huidige situatie en de opgehaalde behoeften adviseert de jurist welk mandaatmodel het beste aansluit bij de gemeente. Daarbij worden in ieder geval een reguliere en een omgekeerde mandaatregeling onderzocht en met elkaar vergeleken. De vergelijking vindt plaats aan de hand van onder meer: Juridische houdbaarheid en duidelijkheid. Aansluiting op de organisatiestructuur en verantwoordelijkheidsverdeling. Praktische toepasbaarheid en uitvoerbaarheid. Efficiëntie van besluitvorming en administratieve lasten. De gewenste mate van centrale sturing en ruimte voor teams en leidinggevenden. De aansluiting op de budgethoudersregeling en de financiële verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Beheer, actualisatie en toekomstbestendigheid van de regeling. De jurist brengt de voor- en nadelen van de verschillende modellen in beeld en doet een gemotiveerd voorstel voor de meest passende inrichting. Daarbij worden eventuele alternatieven of combinaties van uitgangspunten betrokken als die aantoonbaar meerwaarde bieden. Het advies bevat tevens inzicht in de gevolgen van het voorgestelde model voor de bestaande bevoegdhedenverdeling en voor samenhangende regelingen, waaronder de budgethoudersregeling. Fase 4
• Uitwerking nieuwe mandaatregeling Na besluitvorming over het te hanteren mandaatmodel werkt de jurist een concept voor de nieuwe of herziene mandaatregeling uit. Daarbij worden: De gekozen systematiek vertaald naar een juridisch correcte en praktisch toepasbare regeling. De bevoegdheden opnieuw geïnventariseerd en waar nodig toegewezen of aangepast. De aansluiting tussen de mandaatregeling en de budgethoudersregeling geborgd, zodat duidelijk is hoe bestuurlijke en ambtelijke beslissingsbevoegdheden zich verhouden tot financiële bevoegdheden en budgetverantwoordelijkheden. Beoordeeld of aanpassing van de budgethoudersregeling of andere samenhangende regelingen noodzakelijk is en, waar nodig, een voorstel voor die aanpassingen uitgewerkt. De nieuwe HR21 functierollen verwerkt ter vervanging van de oude functierollen. De benodigde bijlagen, ondermandaten, volmachten, machtigingen en samenhangende bevoegdhedenbesluiten uitgewerkt of aangepast. De regeling getoetst aan de relevante wet- en regelgeving, waaronder de Algemene wet bestuursrecht en, waar van toepassing, de Gemeentewet en het Burgerlijk Wetboek. De benodigde besluitvorming en de gevolgen voor bestaande regelingen en werkwijzen inzichtelijk gemaakt. Fase 5
• Implementatievoorstel De jurist stelt een voorstel op voor de invoering van de nieuwe of herziene mandaatregeling. Hierin wordt aandacht besteed aan: De benodigde besluitvorming en de bevoegde besluitvormende organen. De wijze waarop de bestaande regeling en eventuele samenhangende regelingen worden vervangen of aangepast. De overgang van de bestaande naar de nieuwe bevoegdhedenverdeling. De gevolgen voor de werkwijze van teams, leidinggevenden en medewerkers. De communicatie over de nieuwe regeling en eventuele benodigde toelichting voor de organisatie. Het beheer en de periodieke actualisatie van de mandaatregeling en de samenhangende regelingen. 4. Op te leveren resultaten De opdracht resulteert in de volgende producten: Analyse huidige mandaatregeling: een overzicht van de bestaande systematiek, de juridische en organisatorische aandachtspunten en de belangrijkste knelpunten. Verslag behoeften en bevindingen: een gebundeld overzicht van de input uit de gesprekken met de teams, inclusief organisatiebrede aandachtspunten en eventuele verschillen in behoeften. Advies mandaatmodel: een onderbouwde vergelijking van de mogelijke modellen en een concreet advies over de inrichting die het beste past bij de gemeente. Concept nieuwe mandaatregeling: een uitgewerkte regeling met de bijbehorende bevoegdheden en eventuele aanvullende besluiten, op basis van het gekozen model. Voorstel samenhangende regelingen: een overzicht van de noodzakelijke aanpassingen aan de budgethoudersregeling en eventuele andere relevante regelingen, inclusief conceptaanpassingen waar nodig. Implementatievoorstel: een overzicht van de benodigde besluitvorming, de overgang van de bestaande naar de nieuwe regeling en aandachtspunten voor de invoering en het beheer. 5. Opdrachtkaders en afstemming De opdracht wordt uitgevoerd in afstemming met de opdrachtgever en de relevante teams en functionarissen. De jurist voert de analyse en het advies zelfstandig uit en legt keuzes die bestuurlijke of organisatorische besluitvorming vereisen tijdig voor. De keuze voor het mandaatmodel wordt gemaakt op basis van de bevindingen uit de eerste drie fasen. De uitwerking van de nieuwe regeling vindt plaats nadat hierover besluitvorming heeft plaatsgevonden. De opdracht richt zich op de juridische en organisatorische inrichting van bevoegdheden en de samenhang tussen relevante regelingen. Eventuele bredere wijzigingen in de organisatiestructuur of de verdeling van managementverantwoordelijkheden vallen buiten de opdracht, tenzij deze noodzakelijk blijken voor een juridisch correcte en werkbare regeling. De jurist stemt de voortgang en tussenresultaten af met de opdrachtgever en signaleert tijdig eventuele knelpunten, afhankelijkheden of keuzes die van invloed zijn op de planning en de oplevering. Competenties Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; Beschikt over verantwoordelijkheidsgevoel, analytisch vermogen en kwaliteitsgerichtheid; Beschikt over uitstekende juridische en analytische vaardigheden, maar is ook in staat om in praktische oplossingen te denken;