: junior vastgoedregisseur hotelteam

Functieomschrijving Binnen het hotelteam is per direct behoefte aan tijdelijke ondersteuning voor een periode van circa een half jaar 4 tot 6 maanden. De ondersteuning richt zich met name op het voorbereiden, controleren en opstellen van interne besluitvormingsdocumenten met betrekking tot contractverlengingen van de hotelportefeuille. Het gaat om een dynamische omgeving waarin verschillende contracten op korte en middellange termijn aflopen en tijdig moeten worden verlengd, aangepast of opnieuw opgesteld. Deze verlengingen moeten worden afgestemd met verschillende afdelingen binnen het COA. Een zorgvuldige en gestructureerde aanpak is hierbij van groot belang. De medewerker zorgt ervoor dat tijdig worden gesignaleerd en de documenten voor besluitvorming inhoudelijk worden gecontroleerd en op de juiste wijze worden voorbereid voor verlenging. De werkzaamheden bestaan voornamelijk uit coördineren van het proces van het ophalen van draagvlak, interne besluitvorming en het opstellen van de gevraagde documenten. Hierbij wordt nauw samengewerkt met de collega's binnen het hotelteam en andere betrokken disciplines (Bestuurlijk, opvang en begeleiding, exploitatie). Met de opgedane kennis kom je met concrete voorstellen voor procesoptimalisatie. Binnen het hotelteam werk je nauw samen met een collega die zeer veel kennis heeft van hotelcontracten. Tijdens je werkzaamheden stel je een plan van aanpak op hoe het COA de kennis van de collega voor de toekomst kan borgen.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het in kaart brengen en bewaken van aflopende hotelcontracten en de bijbehorende verlengingsmomenten.
• Het controleren van bestaande contracten op inhoud, looptijd, voorwaarden en relevante afspraken.
• Het voorbereiden van contractverlengingen.
• Verbinding leggen met verschillende disciplines binnen het COA.
• Ondersteunen bij het opstellen van nieuwe of aangepaste contracten op basis van bestaande afspraken en gewijzigde omstandigheden.
• Het signaleren van ontbrekende informatie, afwijkingen of aandachtspunten in bestaande overeenkomsten.
• Het afstemmen van contractuele wijzigingen met de betrokken collega's en andere relevante afdelingen.
• Het bewaken van de voortgang van de verschillende contractverlengingen en tijdig signaleren wanneer actie nodig is.
• Het bijhouden en actualiseren van relevante overzichten en administraties.
• Het ondersteunen van het hotelteam bij overige administratieve en inhoudelijke werkzaamheden rondom contractbeheer.
• Het opstellen van een plan van aanpak voor het borgen van kennis binnen de keten.
• Het bijdragen aan procesverbeteringen.

Gewenst profiel Voor deze opdracht zijn wij op zoek naar een kandidaat die nauwkeurig, zelfstandig en gestructureerd werkt en snel inzicht heeft in contractuele en administratieve processen. De kandidaat beschikt over:

• HBO werk- en denkniveau;
• minimaal twee jaar relevante werkervaring;
• ervaring met contractbeheer, contractadministratie en/of vastgoed/hotellerie;
• ervaring met het controleren en opstellen van overeenkomsten is een pré;
• uitstekende administratieve vaardigheden;
• goede kennis van Excel en ervaring met het werken met overzichten en administratieve systemen;
• een goed ontwikkeld gevoel voor detail en nauwkeurigheid;
• goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
• goede vaardigheden om de verbinding met te leggen met andere disciplines;
• een proactieve en zelfstandige werkhouding;
• het vermogen om werkzaamheden goed te organiseren en prioriteiten te stellen;
• een professionele en samenwerkingsgerichte houding.

Ervaring binnen een vastgoed-, hotel- of vergelijkbare omgeving is een pré.

Plaats waar de werkzaamheden worden verricht Op dit moment wordt er hybride gewerkt. Dit betekent dat de werkzaamheden deels op het hoofdkantoor in Den Haag, deels op locatie en deels vanuit huis zullen plaatsvinden. Voor deze opdracht is het van belang dat de kandidaat bereid is om, waar nodig, op locatie in Den Haag aanwezig te zijn voor overleg en afstemming met het hotelteam.

Duur van de werkzaamheden De gewenste inzet start per direct en heeft naar verwachting een duur van 4 tot zes maanden. De verwachting is dat de gevraagde inzet gedurende deze periode benodigd zal zijn. Indien de werkzaamheden eerder zijn afgerond of de behoefte aan capaciteit afneemt, wordt een opzegtermijn van één maand gehanteerd.