Organisatie
Wij dragen bij aan veiligheid. Elke dag weer, steeds beter.
De Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor alle 26 Utrechtse gemeenten in de provincie Utrecht. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio. Lees meer over wie wij zijn en wat we doen.
Of je nu branden blust of werkt op kantoor: bij de VRU werken mensen met een passie. Een passie om levens te redden, om incidenten te voorkomen en te bestrijden. Mensen met een helder hoofd en een hart dat klopt voor de goede afloop. Dienstbaar, deskundig, alert en adequaat.
Opdracht
Situatieschets
Binnen de VRU zijn op dit moment verschillende piketregelingen actief. Dit zorgt voor verschillen in aanstellingen en beloningen binnen en tussen piketgroepen en onduidelijke situaties. Dit brengt grote ongelijkheid met zich mee en het voldoet niet aan de wettelijke eisen.
Urgentie
Door de scheefgroei in beloning en aanstelling kunnen we als organisatie piketmedewerkers moeilijk vasthouden, wordt het moeilijker om piketgroepen gevuld te houden en boeten we in op kwaliteit. De opleidingskosten zijn hoog en buitenproportioneel door regelmatig verloop. Dit heeft zijn weerslag op de versterking en de slagkracht van de crisisorganisatie. Dit terwijl de crisisorganisatie de core business van de VRU is en in de huidige onzekere tijden en dreigingen voldoende geëquipeerd moet zijn om de crisis te beslechten.
De verschillen in beloning zijn te groot. Zowel tussen als binnen piketgroepen. Een piketmedewerker verdient het dubbele ten opzichte van zijn/haar collega voor hetzelfde [type] werk. Hierdoor is het belangrijk om te komen tot een éénduidige, marktconforme beloningsmethodiek.
Als Projectleider Piketmodel zet jij je in voor het ontwerpen, begeleiden en implementeren van een nieuw, uniform en uitvoerbaar piketmodel voor de VRU. Dit zijn de piketten van de organisatie onderdelen multi crisisbeheersing, bevolkingszorg, brandweer en GHOR. Je doel is om te gaan naar een zo uniform mogelijke vergoedingssystematiek en aanstellingsvorm. Daarnaast onderzoek je de optimale inrichting en omvang van de piketorganisatie. In totaal zijn er 55 piketgroepen en 500 piketmedewerkers.
Je stuurt de piketwerkgroep aan, bewaakt de beleidsuitgangspunten en fungeert als inhoudelijk en communicatief aanspreekpunt voor management, medezeggenschap, bestuur en de doelgroep (piketmedewerkers).
Als projectleider opereer je tussen beleid en praktijk: vertaalt kaders naar werkbare oplossingen en signalen uit de uitvoering naar bestuurlijk haalbare keuzes. .
Je werkt in opdracht van de stuurgroep piket. Je bespreekt de voortgang met de stuurgroep piketmodel.
Taakgebieden:
Je bent verantwoordelijk voor opstellen en bewaken van het projectplan, de planning & de resultaten
Je maakt een risico- en afhankelijkhedenanalyse met de werkgroep en stuurt de werkgroep aan
Je zorgt voor samenhang tussen: piketinhoud, vergoedingen, administratieve processen en juridische kaders.
Je vertaalt beleidsuitgangspunten naar: uitvoerbare ontwerpkeuzes, concrete scenario’s (incl. financiële en personele impact)
Je bewaakt uitgangspunten: eenvoud, gelijkwaardigheid, betaalbaarheid en aansluiting bij landelijke ontwikkelingen
Je werkt aan verwachtingsmanagement: Het expliciet maken waar uniformiteit eindigt en maatwerk begint.
Je bent inhoudelijk woordvoerder richting: Directieteam (DT), MT VRU, Ondernemingsraad en Bestuur
Je bent in staat om helder en consistent uit te leggen: waarom volledige uniformering niet haalbaar is, welke keuzes wél voorliggen, wat de consequenties zijn per optie
Je bereidt beslisnotities, scenario-overzichten en Q&A’s voor voor bestuurlijke gremia
Je organiseert inloopspreekuren en consultatiesessies met piketmedewerkers . Waarbij je vooraf de kaders helder stelt : wat staat vast, waar is beperkte ruimte, waar wordt expliciet geluisterd. Je haalt bezwaren, zorgen en praktijkervaringen op en weegt deze signalen af: wat kan worden meegenomen, wat niet, en waarom. Je voorkomt verdeeldheid door erkenning zonder valse verwachtingen.
Resultaatverplichtingen Projectleider Nieuw Piketmodel
Doel van de opdracht
Het opleveren van een bestuurlijk vastgesteld, uitvoerbaar en betaalbaar nieuw piketmodel voor de VRU, inclusief vergoedingssystematiek, administratief proces en implementatievoorstel.
Randvoorwaarden
Aansluiting op vastgestelde beleidsuitgangspunten
In lijn met (toekomstige) landelijke CAO-afspraken VR’s
Juridisch houdbaar en uitvoerbaar in AFAS
Kanttekening: Volledige uniformering is niet haalbaar. Maatwerk uitzonderingen moeten worden onderbouwd.
Resultaatverplichtingen
Uitsluitingen
De projectleider is niet verantwoordelijk voor:
Operationele uitvoering van piketten
Technische inrichting van AFAS
Lijnverantwoordelijkheid over medewerkers
Resultaat 1 – Volledig overzicht huidige piketpraktijk en afwijkingen
Oplevering: uiterlijk week 8
☐ Een schriftelijk vastgesteld projectplan met:
scope en niet-scope
besluitvormingsmomenten
risico’s en waar maatwerk of uitzonderingen mogelijk zijn
Goedgekeurd door opdrachtgever (Stuurgroep Piketmodel)
Resultaat 2 – Volledig overzicht huidige piketpraktijk en afwijkingen
Oplevering: uiterlijk week 12
De projectleider levert op:
☐ Een overzicht van alle piketfuncties en groepen binnen RABB waarvoor VRU eindverantwoordelijk is
☐ Per piketfunctie inzicht in:
aanstellingsvorm
poolgrootte
tijdsbelasting (beschikbaarheid, inzet, vakbekwaamheid)
huidige vergoedingen
☐ Een expliciete afwijkingen- en risicoanalyse inclusief:
aard van de afwijking
consequenties (juridisch, financieel, organisatorisch)
Vastgesteld in MT VRU
Resultaat 3 – Ontwerp nieuw piketmodel (inhoudelijk)
Oplevering: uiterlijk week 16
De projectleider levert op:
☐ Een uitgewerkt ontwerp piketmodel,
☐ Een opzet van een piketfunctieboek
Positief besluit DT om door te gaan naar uitwerking piketmodel
Resultaat 4 – Vergoedingssystematiek en aanstellingsvorm
Oplevering: uiterlijk week 20
De projectleider levert op:
☐ Een uniforme vergoedingssystematiek voor:
☐ Differentiatie naar:
ambtenaren
vrijwilligers
externen
☐ Uitgewerkte overgangs- en compensatieregelingen (oude rechten)
☐ Minimaal 2 financiële scenario’s (basis / alternatief)
Goedgekeurd door DT en financieel haalbaar verklaard door control
Resultaat 5 – Administratief proces en AFAS-inrichting
Oplevering: uiterlijk week 24
De projectleider levert op:
☐ Een beschreven administratief proces (van planning tot uitbetaling)
☐ Duidelijke afspraken over:
wat wel/niet declarabel is
☐ Functioneel afgestemde inrichtingseisen voor AFAS (geen technische bouw)
Akkoord HRM en Administratie
Resultaat 6 – Draagvlak en consultatie
Doorlopend, afronding uiterlijk week 20-24
De projectleider toont aan dat:
☐ Minimaal 2 consultatierondes/inloopspreekuren met piketmedewerkers zijn uitgevoerd
☐ Bezwaren en signalen zijn:
geïnventariseerd
gewogen
transparant teruggekoppeld
☐ Overleg heeft plaatsgevonden met OR
OR is tijdig en aantoonbaar betrokken
Bestuurlijke besluitvorming
Oplevering: uiterlijk week 30
De projectleider levert op:
☐ Een complete beslisnotitie voor DT en Bestuur met:
voorkeursvariant
consequenties
risico’s
☐ Ondersteuning bij bestuurlijke toelichting (inhoudelijk)
Bestuurlijk besluit genomen
Resultaat 8 – Implementatie- en overdrachtsplan
Oplevering: uiterlijk week 35 – week 45
De projectleider levert op:
☐ Een uitvoerbaar implementatieplan inclusief:
planning
communicatie
risico’s
☐ Volledige overdracht aan lijnorganisatie
Opdrachtgever verklaart opdracht afgerond
Eindcriterium opdracht
Week 50
De opdracht is succesvol afgerond indien:
Een nieuw piketmodel bestuurlijk is vastgesteld;
de implementatie kan starten zonder aanvullende ontwerpvragen;
risico’s en afwijkingen expliciet zijn gemaakt en belegd.