Gemeente Leiden
50000
Zuid-Holland
24
ICT Informatievoorziening
23ste mei, 2025
5de juni, 2025
In het kort: Je gaat de programmamanager en het RES-team ondersteunen door bijeenkomsten te organiseren, notulen te maken, projectadministratie te beheren en communicatie te verzorgen, met als doel een gestructureerde uitvoering van het Energieprogramma.
De energietransitie is volop gaande, ook binnen Holland Rijnland. De invulling van klimaatambities werkt in brede zin door op de regio. Al sinds het regionale Energieakkoord in 2017 werken partijen regionaal samen op dit onderwerp.
De afgelopen periode is hard gewerkt aan deze ambities, zowel op lokale als op regionale schaal. De Regionale Energiestrategie vormde hiervoor een belangrijk onderdeel. Sinds afronding van de RES 1.0 wordt in regionale samenwerking en afstemming gewerkt aan de uitvoering van de ambities die in de RES zijn opgenomen. De RES past binnen een bredere opgave: het ontwikkelen van een toekomstbestendig regionaal energiesysteem. Om deze reden is sinds 2023 het Energieprogramma verbreed. Binnen dit programma werken gemeenten, provincie en netwerkbeheerders samen aan thema’s zoals grootschalige opwek van duurzame elektriciteit, regionale warmtevoorziening en de ontwikkeling van het energiesysteem.
Het RES-team vormt het hart van deze samenwerking en zorgt voor coördinatie, procesondersteuning en het faciliteren van besluitvorming. Binnen dit team vervult de programmasecretaris een cruciale ondersteunende rol, met als doel het creëren van overzicht, structuur en continuïteit in de werkzaamheden en processen binnen het Energieprogramma.
De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager Energieprogramma en het bredere RES-team. De opdracht is gericht op het organiseren van bijeenkomsten, vastleggen van afspraken en acties, beheren van de projectadministratie en het verzorgen van communicatie en afstemming binnen het team. Hiermee draagt de programmasecretaris bij aan een goed georganiseerde, transparante en resultaatgerichte uitvoering van het Energieprogramma.
De opdracht biedt ruimte voor eigen initiatief, verbetering van werkprocessen en het actief signaleren van kansen voor betere samenwerking of efficiency. De programmasecretaris is dus niet alleen uitvoerend, maar ook adviserend op het vlak van teamprocessen en organisatie.
Het RES-team functioneert als dagelijkse aansturing van het energieprogramma.
De taken van de programmasecretaris zijn onder andere:
- Organisatie van bijeenkomsten:
- Voorbereiden, organiseren en logistiek faciliteren van bestuurlijke en ambtelijke bijeenkomsten, zoals ateliers, en werkoverleggen;
- Verzorgen van uitnodigingen, agenda’s en deelnemerslijsten.
- Verslaglegging en opvolging:
- Notuleren tijdens bijeenkomsten;
- Vastleggen van besluiten, acties en afspraken in overleg met de programmamanager;
- Zorgen voor opvolging van acties via actielijsten en reminders.
- Projectondersteuning:
- Ondersteunen bij het opstellen van planningen, jaarprogramma’s, dashboards en voortgangsrapportages;
- Samenwerken met de andere collega’s binnen het RES-team.
- Documentatie en administratie:
- Inrichten en beheren van digitale werkruimten (zoals Teams);
- Archiveren en actueel houden van beleidsdocumenten, verslagen en rapportages;
- Onderhouden van overzicht over lopende projecten, deadlines en benodigde input.
- Teamondersteuning:
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne afstemming binnen het RES-team;
- Signaleren van knelpunten in planning, werkwijze of afstemming;
- Waar mogelijk meedenken over procesverbetering of efficiëntere werkmethoden.
Een aantal bijlages zijn relevant als achtergrondinformatie. Dit is de stand van zaken nu. Uiteraard is dit een dynamisch proces.
- Energieprogramma
- Voortgangsrapportages 2024 (april en november)
- Toekomstbeeld energiesysteem 2050 Holland Rijnland
De Eisen
– (Uiterlijke) startdatum op 23 juni 2025.
– Minimaal 1 jaar relevante werkervaring.
– WO niveau met studie affiniteit voor de energietransitie en/of bestuurskunde.
– Inschrijver dient bij inschrijving een Curriculum Vitae en motivatiebrief aan te leveren.
– Inschrijver dient op aanvraag binnen 5 kalenderdagen de volgende bewijsstukken te kunnen verstrekken:
– Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel.
– Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA), niet ouder dan twee jaar vanaf de datum van inschrijving.
– Verklaring Belastingdienst i.v.m. de afdracht sociale premies, niet ouder dan zes maanden.
– Integriteitsverklaring ondertekend door de kandidaat.
– Inschrijver heeft kennis genomen van de uitvraag en de bijbehorende bijlagen en gaat akkoord met de inhoud van deze uitvraag, waaronder de gevolgde procedure en de beschrijving van de opdracht.
De Wensen
– Kandidaat geeft aan hoe de rol als programmasecretaris het team kan versterken.
– Kandidaat geeft aan hoe de rol bij zijn/haar persoonlijke eigenschappen past.
– Kandidaat geeft aan welke onderwerpen interessant lijken om zelf ook inhoudelijk aan bij te dragen.
– Communicatievaardigheden: De programmasecretaris moet effectief kunnen communiceren met mede overheden op bestuurlijk en ambtelijk niveau.
– Kandidaat is snel met de pen en werkt nauwkeurig.
– Kandidaat is goed in het organiseren van bijeenkomsten.
– Kandidaat is goed in het structureren van werkprocessen.
– Kandidaat leert snel, is proactief en werkt zelfstandig.
– Kandidaat geeft blijk van samenwerkingskwaliteiten en is een teamspeler.
– Kandidaat is intrinsiek gemotiveerd om mee te werken in de RES-regio Holland Rijnland.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Freep Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!