Provincie Zuid-Holland
Geen max tarief
Zuid-Holland
32 uur p/w
Directie
5de juni, 2025
23ste juni, 2025
In het kort: Je gaat de implementatie van een tijdregistratiesysteem coördineren, beleid ontwikkelen, communicatie met stakeholders verzorgen en trainingen geven om inzicht te krijgen in de arbeidscapaciteit binnen de provincie Zuid-Holland.
Als Projectmanager (Ambtelijk Opdrachtnemer) tijdschrijven ben je verantwoordelijk voor het mede opstellen van sturingsprincipes en de implementatie van (een nog aan te schaffen) tijdregistratie(systeem) binnen de provincie Zuid-Holland. Dit is een cruciaal middel om inzicht te krijgen in de arbeidscapaciteit, zodat we als organisatie flexibel en wendbaar kunnen inspelen op veranderende vraagstukken.
Het doel van deze opdracht is om een solide, efficiënt en gebruiksvriendelijk tijdschrijfsysteem te implementeren, wat als sturingsprincipe aansluit bij de strategische doelstellingen van de provincie. Dit gebeurt binnen het bredere kader van het capaciteitsplan, waarin vraag en aanbod van arbeidscapaciteit worden geoptimaliseerd.
Wij willen een organisatie zijn die wendbaar inspeelt op datgene wat onze omgeving en ons bestuur van ons vragen. Dat betekent flexibele en wendbare inzet van onze arbeidscapaciteit. De dynamiek in de maatschappij onderstreept het belang om continu aandacht te schenken aan het werk dat we doen. Met de vragen in ons achterhoofd zoals: “Hoe kunnen we juist die dingen doen die ertoe doen?” en “Besteden we op dit moment ook de meeste energie aan de belangrijkste taken?”. Om deze vragen te kunnen beantwoorden hebben we inzicht nodig in de inzet van ons allemaal.
Om grip te krijgen op de arbeidscapaciteit zijn er een aantal acties in gang gezet, waaronder het maken van een (arbeids)capaciteitsplan, scherpere planning en registratie van de inzet. Om de cirkel rond te maken is het nodig om inzicht te krijgen in de gerealiseerde uren.
Dit is de opdracht:
Als Projectmanager (AON) Tijdschrijven speel je een cruciale rol in het realiseren van een succesvolle implementatie van tijdschrijven binnen de organisatie. Je werkzaamheden omvatten:
- Op basis van een voorgenomen besluit door de directie, het opstellen van een plan voor verdere besluitvorming met de medezeggenschap om te komen tot definitieve besluitvorming;
- Begeleiding van de implementatie: Na besluitvorming coördineren van het implementatieproces van tijdschrijven, inclusief de aansluiting op het capaciteitsplan en de mogelijke inzet van het bestaande tijdschrijfsysteem Sagitta. Hierbij houd je tevens rekening met de wensen en mogelijkheden voor verwerking in ons financiële systeem;
- Ontwikkelen en optimaliseren van beleid: Opstellen van richtlijnen, instructies en ondersteunende documentatie om de effectiviteit van tijdschrijven te waarborgen;
- Communicatie en stakeholdermanagement: Het creëren van draagvlak binnen de organisatie, inclusief de samenwerking met directie, OR, P-managers en medewerkers;
- Uitvoeren van pilots: Begeleiden van de testfase in verschillende organisatieonderdelen en analyseren van knelpunten om tot een succesvolle concernbrede uitrol te komen;
- Evaluatie en continue verbetering: Monitoren van de implementatie en het aanbrengen van verbeteringen op basis van feedback en data-analyse;
- Training en ondersteuning: Zorgdragen voor de kennisoverdracht en het trainen van medewerkers en leidinggevenden in het gebruik van het tijdschrijfsysteem.
Context
In het kader van het OGO-model (opgave gericht organiseren) waarmee de Provincie werkt is er geen 1-op-1 relatie meer tussen de “organisatie-eenheid” en de vaste taken en daarmee de werkzaamheden van individuele medewerkers. In de situatie vóór OGO werd bijvoorbeeld de bekostiging van personele kosten herleid op basis van taken van bureaus en afdelingen. Dat is in de OGO-organisatie met de scheiding van O(pdrachten) en P(ersoneel) niet meer mogelijk. Er is dus noodzaak voor een andere vorm van registratie van de arbeidscapaciteit aan zowel de O- als de P-zijde van de organisatie. Het capaciteitsplan is het “contract” tussen de O- en de P-kant van de organisatie. Welke capaciteit wordt op welke opgave/opdracht ingezet. Een tweede versie van het plan is gereed waarbij op het niveau van de beleidsprestatie de totale capaciteit is verdeeld. Daarnaast zijn de medewerkers gematcht binnen dit capaciteitsplan op de werkzaamheden binnen de beleidsprestaties.
Een volgende stap is inzicht in de gerealiseerde uren om zodoende inzicht te krijgen waar we als organisatie onze capaciteit (daadwerkelijk) aan besteden en welke consequentie(s) dat eventueel kan hebben voor het capaciteitsplan. Op deze manier willen we inzicht krijgen in de inzet van onze medewerkers en kunnen we sturen op de realisatie van de gemaakte afspraken in het capaciteitsplan, het zogenoemde “contract” tussen O en P.
Om bovenstaande in de praktijk te brengen is het tevens van belang om mogelijke weerstand tegen tijdschrijven goed te managen. Dat betekent o.a. helder maken wat de doelen en de verwachtingen zijn van een ieder in de organisatie. Deze tijdelijke opdracht (+/- 6 maanden) gaat in eerste instantie over fase 1 (sturingsprincipes en plan tot definitieve besluitvorming) en fase 2 draagvlak en implementatie. De laatste fasen 3 (borging) en 4 (optimalisatie) worden op een later moment ingevuld.
Dit maakt de opdracht interessant
- Je krijgt een sleutelrol in een organisatiebrede transitie op het gebied van arbeidscapaciteit en strategische sturing;
- Je hebt nauw contact met de medezeggenschap als een van de belangrijke stakeholders;
- Je werkt samen met een breed scala aan professionals binnen de provincie;
- Je hebt ruimte voor eigen initiatief en innovatieve oplossingen;
- Je draagt bij aan een efficiëntere inzet van personeel en een verbeterd inzicht in de prestaties van de organisatie.
De Eisen
– De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0002218’ en toegevoegd in tabblad ‘aanmelding’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. Apart bijgevoegde CV’s (zoals in eigen format) worden niet meegenomen in de beoordeling.
– Per subcriterium staat voorgeschreven hoeveel A4 u ervoor mag gebruiken in het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025 0002218’. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum niet beoordeeld.
– Uit het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0002218’ blijkt minimaal dat de kennis en expertise van de aangeboden kandidaat aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) en beschikt over:
– Minimaal een HBO diploma in de richting van Human Resource Management of vergelijkbaar;
– Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in project- én verandermanagement;
– Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met de cultuur en gedrag kant van de implementatie van organisatie brede systemen;
– Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het aansturen van een projectteam met inhoudelijke experts;
– Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen.
– De inschrijver zal in het geval deze de opdracht gegund krijgt een VOGnp van de kandidaat aanleveren via het aanbestedingsplatform binnen 4 weken na definitieve gunning. Het aanvragen van de VOGnp kan inschrijver zelf doen of hiervoor een dienstverlener inschakelen. Uitgangspunten hierbij zijn:
– Provincie Zuid-Holland ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
– Selecteer bij de aanvraag het algemeen screeningsprofiel als uitgangspunt. Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de relevante risicogebieden aan.
De Wensen
– Een afgeronde relevante cursus op WO niveau in de richting van projectmanagement of vergelijkbaar.
– Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Projectmanager.
– Visie op de opdracht en aanpak, waarbij:
– De kandidaat de visie illustreert met voorbeelden van andere opdrachten waarin de kandidaat een vergelijkbare rol heeft gehad.
– De kandidaat beschrijft hoe deze opdracht aangepakt wordt, met aandacht voor zowel de gedragskant als de systeemkant.
– De kandidaat beschrijft hoe gedurende het gehele proces draagvlak wordt gecreëerd, zowel bij medewerkers als bij de ondernemingsraad.
– Resultaatgericht handelen: daadkrachtig optreden, initiatiefrijk, pragmatisch.
– Flexibiliteit, tact, zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming in relatie tot tegenstrijdige belangen van stakeholders.
– Bestuurlijke sensitiviteit:
– Inzicht in het functioneren van een organisatie die vergelijkbaar is met de provinciale organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits en de juridische omgeving waarin wordt geopereerd.
– Vaardigheid in het inschatten van de bestuurlijke en regionale verhoudingen en de bestuurlijke/politieke en technische haalbaarheid van projectresultaten zowel binnen als buiten een organisatie die vergelijkbaar is met de provinciale organisatie.
– Communicatieve en adviesvaardigheden.
– Proactief en zelfstandig.
– Aanpak van de voorliggende opdracht op de volgende deelgebieden:
– De visie.
– De proceskennis en kunde.
– De inhoudelijke kennis en kunde.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!