Senior Communicatieadviseur

Opdrachtomschrijving Beschrijving project/programma: Veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg vereist dat infrastructuren, afspraken en voorzieningen goed op elkaar aansluiten. Het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) moet dit mogelijk maken zodat zorgaanbieders veilig en betrouwbaar gegevens kunnen uitwisselen. Onderdelen van het LDN, zoals generieke functies, moeten daarvoor niet alleen technisch werken maar ook bruikbaar zijn in de dagelijkse zorgpraktijk. Om te onderzoeken hoe deze onderdelen in de praktijk functioneren en kunnen worden toegepast, worden pilots uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de technische werking maar ook naar de toepasbaarheid binnen gegevensuitwisselingen, de gebruikerservaring, schaalbaarheid en de gevolgen voor bestaande zorg- en werkprocessen. De pilots moeten daarnaast inzicht geven in wat zorgaanbieders en leveranciers nodig hebben om deze onderdelen daadwerkelijk te kunnen gebruiken en welke aanpassingen of aanvullende randvoorwaarden daarvoor nodig zijn. De opgedane kennis en ervaring worden gebruikt om de onderdelen verder te verbeteren en om ondersteuning ten behoeve van implementatie beschikbaar te maken voor zorgorganisaties en ICT-leveranciers. Daarmee vormen de pilots een belangrijke stap naar verdere opschaling in het zorgveld. De uitvoering van de pilots verloopt gefaseerd. VWS voert de regie op de landelijke koers. De pilots worden uitgevoerd in projectteams, bestaande uit samenwerkingsverbanden van zorgorganisaties en leveranciers. De Pilot & Implementatieboard (PIB) stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio, faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten. Om deze rol te kunnen vervullen moet de PIB beschikken over actuele en samenhangende informatie vanuit de pilots. De communicatieopgave ziet op het verbinden en vertalen van de verschillende lijnen vanuit communicatieperspectief. Omschrijving einde project/programma: De pilotfase is afgerond wanneer de afgesproken pilots zijn uitgevoerd en geëvalueerd en voldoende betrouwbare beslisinformatie beschikbaar is voor vervolgkeuzes over optimalisatie, aanvullende beproeving, doorontwikkeling, implementatie, beheer of opschaling. De communicatieaanpak wordt zodanig ingericht dat deze kan meegroeien met de verschillende fasen van praktijkbeproeving en implementatie en na afloop van de opdracht overdraagbaar is. Welke rol heeft de professional binnen het project/programma: De professional treedt op als Senior Communicatieadviseur / allround communicatieadviseur . De professional voert de regie op de communicatie rondom de voorbereiding van de implementatie vanuit de overkoepelende kaders van VWS, neemt hierin de input vanuit gebruikers- en leveranciersmanagement mee en zorgt daarbij voor consistente, tijdige en voor de doelgroep bruikbare communicatie. Hierbij zorgt de professional ook voor de betrokkenheid van en afstemming met de relevante brancheverenigingen. De politiek-bestuurlijke woordvoering en relatiebeheer met gebruikers en leveranciers vallen buiten deze opdracht. Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij? Opdracht De opdracht betreft het ontwikkelen en operationaliseren van een samenhangende communicatieaanpak voor de voorbereiding op de implementatie van onderdelen van het LDN, waaronder de generieke functies. De professional brengt relevante doelgroepen, hun informatiebehoeften, communicatiedoelen, boodschappen, afzenders, middelen en momenten in samenhang en vertaalt deze naar een concrete communicatieaanpak, gekoppeld aan de planning en mijlpalen van de pilots en de voorbereiding op landelijke implementatie. Activiteiten De Senior Communicatieadviseur:

• stelt een communicatiestrategie op en houdt deze actueel;
• vertaalt deze naar een concrete communicatieaanpak, inclusief doelgroepen, boodschappen, kanalen, middelen, verantwoordelijkheden en planning;
• koppelt communicatieactiviteiten aan relevante programma-, pilot- en implementatiemijlpalen;
• organiseert de afstemming met VWS-communicatie, implementatiemanagement, gebruikersmanagement, leveranciersmanagement;
• signaleert ontbrekende informatie, communicatierisico’s en afhankelijkheden en organiseert dat deze tijdig worden geadresseerd;
• ondersteunt bij de vertaling van inhoudelijke en technische informatie naar begrijpelijke communicatie;
• bereidt communicatie rond relevante pilots, implementatiestappen en mijlpalen voor;
• levert communicatieproducten op. Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn. Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:
• Communicatiestrategie pilots en voorbereiding implementatie: een gedragen en toepasbare strategie waarin doelgroepen, communicatiedoelen, uitgangspunten, boodschappen, kanalen, afzenders en fasering in samenhang zijn uitgewerkt.
• Operationele communicatieaanpak inclusief communicatieproducten: een vertaling van de strategie naar concrete activiteiten, producten, verantwoordelijkheden en werkafspraken.
• Communicatie- en mijlpalenplanning: een actueel overzicht waarin communicatieactiviteiten zijn gekoppeld aan relevante pilots, fasen en mijlpalen en waarin afhankelijkheden en verantwoordelijken inzichtelijk zijn.
• Werkende communicatieregie: een ingerichte werkwijze voor afstemming, voorbereiding, besluitvorming, productie en opvolging van implementatiecommunicatie tussen de betrokken partijen. Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren. Aan het einde van de opdracht zijn beschikbaar:
• een actuele en overdraagbare communicatiestrategie;
• vastgelegde werkafspraken over afstemming en verantwoordelijkheden;
• een overzicht van lopende en nog te realiseren communicatieactiviteiten, inclusief verantwoordelijken en relevante afhankelijkheden; Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd: Wanneer bovenstaande resultaten zijn bereikt/opgeleverd. Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld? Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting. De voortgang op de overeengekomen deelresultaten wordt tweewekelijks besproken in voortgangsoverleggen met de implementatie manager VWS en (gedelegeerd) opdrachtgever van ICTU. Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur? De omvang van de werkzaamheden worden mede beïnvloed door de voortgang van de verschillende Generieke Functies, het aantal praktijkbeproevingen, wijzigingen in de implementatieplanning, de beschikbaarheid van inhoudelijke informatie en de verdere inrichting van governance en besluitvorming. Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken? De professional beschikt over:
• ruime ervaring met communicatie binnen complexe (ICT-)programma-, implementatie- of veranderopgaven;
• aantoonbare ervaring met het ontwikkelen en operationaliseren van communicatiestrategieën;
• ervaring met regie op communicatie in omgevingen waarin verantwoordelijkheden over verschillende organisaties en disciplines zijn verdeeld;
• ervaring met het vertalen van complexe beleidsmatige, organisatorische of technische inhoud naar heldere communicatie voor verschillende doelgroepen. Gewenste profiel Er wordt gezocht naar een proactieve, ervaren en zelfstandig opererende Senior Communicatieadviseur die:
• sterk is in analyse, structurering en het bewaren van overzicht;
• resultaat en voortgang organiseert in een omgeving met meerdere betrokken partijen;
• initiatief neemt en actief benodigde informatie, keuzes en afspraken organiseert;
• organisatiesensitief is en effectief opereert in een complex stakeholderveld;
• hoofd- en bijzaken kan onderscheiden;
• kan schakelen tussen adviseren, regisseren, organiseren en uitvoeren. Eisen 1. Afgeronde opleiding op minimaal bachelor-niveau 2. Minimaal zeven jaar aantoonbare ervaring als senior communicatieadviseur. 3. Aantoonbare ervaring met het ontwikkelen en operationaliseren van communicatiestrategieën binnen een complexe programma-, implementatie- of veranderomgeving. 4. Aantoonbare ervaring in een omgeving met meerdere organisaties, disciplines en verantwoordelijken. 5. Aantoonbare ervaring met het vertalen van complexe inhoud naar begrijpelijke communicatie voor verschillende doelgroepen. Wensen 1. Aantoonbare ervaring met het opstellen en uitvoeren van communicatieplanningen, gekoppeld aan project- of programmamijlpalen 2. Aantoonbare ervaring met communicatie rond digitale implementaties, gegevensuitwisseling, zorg-ICT en/of landelijke voorzieningen 3. Aantoonbare ervaring met afstemmen en communicatie richting verschillende doelgroepen, interne en externe stakeholders van complexe informatie naar begrijpelijke en bruikbare communicatie. 4. Projectmanagementvaardigheden, zoals planning en organisatie, probleemoplossend vermogen en flexibiliteit